Voicemail Etiquette

Con l'avvento della trasmissione dei messaggi attraverso le reti di comunicazione, lo sviluppo di sistemi di posta elettronica che l'audio supportati sono stati, ma naturale. Voicemail permesso alle persone di ricevere e lasciare messaggi eseguendo il comando appropriato nel sistema di posta elettronica. Imprese commerciali acquistato un sistema di posta vocale o affittato una casella vocale da un fornitore di servizio scelto. Considerando che la posta vocale è diventata una modalità indispensabile di comunicazione, nel mondo degli affari, si è tenuti ad osservare certe regole non scritte di business etiquette voicemail.

Voicemail Etiquette professionale

Voicemail saluto Etiquette

Il destinatario dei messaggi vocali dovrebbe prendere il tentativo di registrare un saluto personalizzato, anche se la funzione di operatore automatico, che accompagna messaggi vocali, consente alle persone di utilizzare un messaggio di saluto. Saluti personalizzati avere l'effetto di trasmettere al portatore messaggio di interesse del destinatario in quanto quest'ultima ha da dire. Il saluto dovrebbe essere cortese e dovrebbe portare tutte le informazioni rilevanti, vale a dire. il nome del destinatario, il reparto, la designazione e altri dettagli ritenuti necessari.

Messaggio in segreteria Etiquette

Il portatore messaggio dovrebbe assicurarsi che il destinatario è in grado di identificare questi ultimi. Telefono etichetta esige che il messaggio deve essere conciso e deve imprimere il destinatario il beneficio di un ritorno. Il chiamante deve anche fornire un adeguato tempo e la data in cui il destinatario può raggiungere il primo.

Mantenere il Portatore Message informato

È importante mantenere il chiamante informato quando dovrebbe essere disponibile per un breve o un lungo periodo di tempo. Le funzioni vocali seguenti possono aiutare il destinatario del chiamante tenere informati su dove l'ex.

Modifica dello stato attuale: Ci sono un certo numero di opzioni vocali che permettono al destinatario di annunciare la sua / il suo stato attuale al chiamante. Le opzioni, vale a dire le disponibile, impegnato in una riunione, al momento disponibile, a pranzo, in vacanza ecc hanno l'effetto di comunicare al chiamante l'interesse del destinatario nel garantire che il primo non viene lasciato chiedersi su dove quest'ultimo.

Utilizzando la funzione di deviazione di chiamata: Il destinatario del messaggio deve garantire che lui / lei risponde prontamente. Nel caso in cui uno è in vacanza, sarebbe meglio utilizzare la funzione di inoltro di chiamata in modo che la chiamata può essere indirizzata ad altri dispositivi come cercapersone o telefoni cellulari.

Estensione Referral: Questo è preferito quando si dovrebbe essere disponibile per un periodo prolungato di tempo. Le persone possono indirizzare la chiamata dalla loro casella vocale alla casella di posta elettronica di un'altra persona. Il chiamante può essere riferita ad una persona che si prevede di prestare l'assistenza necessaria durante l'assenza del destinatario. Non sarebbe male fornire al chiamante la possibilità di fax del messaggio al destinatario nel caso in cui è urgente.

Fax on Demand: Fax su richiesta consente a chi chiama di recuperare le informazioni via fax seguendo le istruzioni vocali. Fax on demand è utile per uomini d'affari in quanto in grado di fornire le informazioni necessarie ai propri clienti in ogni momento.

Speriamo che, il suddetto articolo avrebbe fornito alcune informazioni sulle caratteristiche che voicemail ha da offrire e come utilizzare al meglio quelle per assicurare che si osserva etiquette adeguato voicemail.